E-Mails sollten als
Textmails verfasst werden und nur in besonderen Fällen als
HTML-Mails. Text ist immer Text und somit immer lesbar.
HTML hängt vom Mailprogramm und den Einstellungen der Nutzer ab, damit sind Probleme vorprogrammiert.
Der Absender einer E-Mail sollte nicht nur die Adresse
jabadoo@irgendwas.tld enthalten, sondern den eigenen Vor- und Zunamen in dieser Reihenfolge.
Es sollte möglichst ein E-Mailprogramm benutzt werden, empfehlenswert ist beispielsweise der unter Linux und Windows erhältliche
Thunderbird.
Die Zeichen – trennen die Signatur (die Daten des Senders wie Grüße, Name, Adresse, Links) von der eigentlichen Nachricht ab. Gute Mailprogramme entfernen beim Antworten mit Zitat, dann diesen Teil aus der Nachricht, damit der nicht mehrfach vorkommt.
Ein gutes Mailprogramm beginnt ein Zitat mit Informationen wie: on (Am) Freitag 1 Juni 2013 (Datum) 07:32 (Uhrzeit) wrote (schrieb) Lieschen Müller: (Vor- und Zuname). Solche Zitate erleichtern das Lesen von längeren Mails, die aus mehreren Antworten bestehen.
Zitiert wird vom Programm ansonsten der gesamte Text. Aus diesem Vollzitat sollte alles entfernt werden, was nicht relevant ist, beispielsweise die Anrede oder Floskeln, die nichts mit dem Thema der Nachricht zu tun haben.
Der wichtigste Inhalt einer E-Mail sollte im Text der Nachricht stehen, nicht in einer Anlage. Denn je nach genutztem Programm ist die Anlage zunächst nicht sichtbar. Ein Mail mit dem Betreff „Dokument 1“ und dem Inhalt „Freundliche Grüße Hugo Mayer < <Dok1.doc»“ ist wenig aussagekräftig.
Der Betreff sollte in Stichworten den Inhalt der Nachricht enthalten, im Betreff sollten möglichst keine Umlaute und Sonderzeichen vorkommen, um sicherzustellen dass der Betreff auf jeden Fall gut lesbar ist. Sowas: „Empfangsbest�tigung (angezeigt)“ sieht einfach nicht gut aus.
Bei Anhängen ist es sinnvoll, sich zu vergewissern, dass der Empfänger den Anhang in diesem Format auch öffnen kann. Nicht alle Rechner laufen mit dem gleichen Betriebssystem und denselben Programmen, wie der eigene Computer. Ein PDF oder auch ein Foto, klappt heutzutage an sich immer, aber Dateien von Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationsprogrammen usw. sollten nur verschickt werden, wenn klar ist, dass der Empfänger sie auch öffnen kann.
Eine E-Mail ist kein Chatraum und auch nicht twitter oder Facebook. Es ist üblich mit einer Anrede zu beginnen und mit einem Gruß zu schließen. Ausnahmen können mehrere E-Mails am gleichen Tag mit einem Empfänger sein, dann können Anrede und Gruß gekürzt werden oder auch einmal ganz entfallen.